上个世纪 90 年代中期以来，一场引起全球关注的 Internet 带来了人们对网络、信息化的极大兴趣。由此引发了社会各行业对办公自动化、网络媒介的思考。高等教育近年迅猛发展，已成为全社会关注的焦点。然而，在我国高等教育由精英化向社会化转换过程中仍存在很多误区。高校管理这块“计划经济体制仅存阵地”中，管理人员很多是教学、科研、管理一肩挑，工作效率不高、信息沟通不畅、信息不对称是目前高校管理中普遍存在的问题。

　　 针对以上问题，面对我国加入世界贸易组织后的高等教育市场的竞争、高教系统改革、高校教育内涵建设、人民群众高等教育需求，我国高校组织呈现的既分工明细又交叉综合的管理特征，以及对高校管理理念、技术、协作、沟通、控制等综合事务提出的特殊要求，华工管理学院与广州伟时信息系统技术有限公司合作，根据学院对信息交流、工作协作、事务管理、资源整合等多方面需求，结合学院管理学科的优势，采用先进的技术平台，借鉴发展如火如荼的电子商务、电子政务、企业信息化的经验和教训，参考国际上高校的管理模式，提出“电子院务”，教育资源计划 SERP 概念，重视全方位的交流与沟通，实现教育资源充分利用的解决方案；这是对过往高校管理体制巨大的创新，特别为高校高层管理人员、高校学院管理行政部门提出一种新的管理理念，旨在对加快并推进高校的办公自动化引入科学的方法，促进高教事业的发展起到提供良好技术应用平台的作用。

电子院务以学院的教学科研管理为核心，以人事财务管理为手段，综合管理创收办班等事务，多种技术平台为基础，建立学院内部全面管理，搭建学院同学生、教师、社会沟通交流的桥梁，实现学院工作电子化、信息化、自动化。

电子院务系统从高校院系管理的实情出发，利用管理学院管理学的优势，结合全球先进的信息技术平台，并充分借鉴电子商务、电子政务、企业信息化的经验，经过一年多反复测试使用并正式使用，证明基本符合学院工作需求，有效地提高了办公的工作效率；目前，系统中已经录入了大量真实数据，学院平时的办公和日常工作通过该系统完成。

组成部分：

信息发布系统 Public Information

学院各部门教师、教师根据不同的权限将学院新闻、通知、填写表格、规章制度、部门信息发布上网，学院管理员根据发布内容进行审批，通过审批的信息可直接发布在学院公共信息中，则可以公开访问，如果审批不通过则退回部门，作为内部信息访问。信息发布系统中还包括教师服务信息，如邮件包裹、车辆使用、会议室讨论室的使用，教师和学生对学院管理中的问题可以上讨论区进行讨论。

系统实现功能有：

学院信息审批与发布

部门信息

期刊与论文查询

院务公开

学院大事记

学院讨论区

该系统服务器采用 B/S 两种方式，通过审批的信息直接发布在学院网站上，对社会公开。

 

办公自动化系统 OA System

办公自动化系统基于内部安全邮件，进行公文工作流的处理，实现办公工作中协作和信息交流。学院部门和教师之间大量文档信息的传递通过 OA 系统完成。

该系统共有系统含以下功能模块：

内部邮件子系统、

收发文子系统、

请示报告子系统、

布置任务

合理化建议

个人办公子系统、

系统维护子系统、

知识管理子系统、

WEB 邮件系统、

在线帮助子系统，

系统中采用自定义工作流引擎 workFlow ，成功解决了办公流程问题，用户可以根据实际情况自由的配置和修改办公流程。现在已全面展开使用，日常的办公全部实现文档电子化、流转自动化。采用移动和联通短信网关，在办公中实现用户的在线感知，将学院通知信息及时发送给教师。

内部邮件可以自行调整邮件空间，支持群发 , 可以通过 WEB 方式访问，无论身处何地，都可与学院交流信息。管院教师无论出差或出国，在有网络的地方都可以完成办公的工作。

该系统服务器采用 IBM Lotus Domino/Notes ，提供 B/S 访问方式，采用 Java 和 XML 技术，实现数据的交换，解决 WEB 上文档上载、下载、删除附件等问题 。

  

信息管理系统   Information Database

信息管理包括如下子系统：

科研管理

人事管理

办公用品与资产管理

通过大容量的数据库对学院的业务信息，涉及学院管理中人事、教学、科研、学生工作、图书、设备、创收办班等基本资料的管理，对教师个人信息、科研项目、论文、著作、办班学生学籍管理、酬金的基本计算都有相应的模块完成。该模块完成后，一些部门的工作效率得到极大提高，原来需要一个月完成的工作，现在只需要半天就足够。

该系统具有自定义查询功能，对查询条件可以按多种方式进行组合；报表功能采用功能强大的控件 Rmreport ，用户可以自行制定和调整输出的格式。

实现的主要功能有：

学生学籍管理

教师人事资料管理

教师科研论文管理

科研项目管理

科研著作管理

办公用品审批管理

固定资产审批管理

。。。

采用大型关系型数据库 MS SQL Server 2000, 支持 C/S 和 B/S 两种方式， B/S 采用 ASP 技术，以 IIS 作为服务器。

 

教育资源计划 SERP (School Education Resource    Plan)

在信息管理系统基础上，对教育资源进行整合，将原来分散的管理集中化，孤立的系统整合成统一的系统，资源可以得到充分的利用，在输入源确定的情况下，数据在流转过程中，或分发，或集中，保证教学科研管理有条不紊地进行。

针对目前学分制的特点，按照以前行政班的管理将为信息化工作带来很大的困难，在 SERP 中提出课程组的概念，将不同年级、专业、院系的学生有效组合在一起，进行课程安排、教师安排、选课、报名、考试、出成绩、成绩查询等系列工作，通过实践证明对于目前的教务工作具有相当明显的效果。

 

教学管理中有效地将课室、教师、课程、学生、成绩作为资源，按照教学计划，进行资源高效的分配和利用，资源应用结果产生工作量，数据导出到财务系统，进行酬金计算。学科建设有效地分析投入和学科产出，通过不同系统整合了解学科资源（图书、设备、科研成果、教学成果）。课程建设为重点课程的申报和建设提供相关数据。

学生通过身份验证之后也可进入 SERP 中进行访问，如选修课的选定，成绩的查询和对教师教学进行测评，也可登录到师生交流区，下载教师的课程资料，通过讨论区同教师进行学术交流。

 

该系统完全基于 B/S 结构，用户通过浏览器访问系统。

该系统使用后，效果非常明显，在 11 月份辅修选课，之前需要两周多的辛苦报名工作，为此许多学生需要排队通宵达旦；此次系统上线后，教务员不用人工干预，只用了晚上不到半小时时间，主要工作全部完成。

 

财务系统 Finance System

不同于机关和企业的财务管理，该系统具有教育管理的特色，为学院的教学、科研、创收办班提供财务管理和财务服务，教师的工作量（包括教学工作量、科研工作量）在 SERP 中形成，财务系统从 SERP 中获得相应的明细数据，通过酬金管理规定的算法转化成相应的酬金，提供预发和结算功能，每学期开始时根据 SERP 中每个教师的课程安排，生成每个月预发工作量，按月发放酬金，执行过程中根据实际情况的变化系统进行酬金调整，到学期末结算。

财务管理包含项目管理、办班管理、个人收入管理、个税管理，通过该系统，领导可以清楚了解本单位资金的状况，各项目财务状况的分析，辅助进行决策。

采用数据库服务器 MS SQL SERVER 2000 结合各服务器的优点进行最有效的利用。用户界面部分采用浏览器，实现 B/S 结构，教师通过浏览器查询自己的工作量。主要功能基于安全的考虑，可以保留客户端，采用 C/S 结构。